Informations sur la protection des données pour les employés
La présente information vous informe sur le traitement de vos données personnelles par votre employeur, TWS Tankcontainer-Leasing GmbH & Co. KG.
Finalités du traitement des données
Nous traitons vos données personnelles exclusivement aux fins de la relation de travail (établissement, exécution et fin de celle-ci) et à des fins professionnelles en lien avec votre rôle et vos fonctions au sein de notre entreprise. Cela inclut notamment :
Gestion de la paie
Déclaration et versement des cotisations à la sécurité sociale
Comptabilité financière
Contrôle de gestion, planification et budgétisation des coûts du personnel
Planification et enregistrement du temps de travail
Planification et enregistrement des congés
Fourniture de moyens de travail (technologies de communication, vêtements de travail, équipements de bureau)
Communication (interne et externe)
Réservation de voyages, y compris le remboursement des frais de déplacement
Protection de la maternité, congé parental et congé de soins
Véhicule de fonction (y compris l’utilisation des cartes carburant)
Examens et suivis médicaux du travail
Gestion de l’intégration professionnelle
Enregistrement et déclaration des accidents du travail
Enregistrement et déclaration des incapacités de travail
Prévoyance professionnelle
Planification, développement, gestion et formation du personnel
Enquêtes auprès des employés
Calcul des provisions pour jubilés, décès et pensions
Accords d’objectifs et programmes de bonus
Informations pour les cas de compensation de pension
Protection des procédures de traitement et des données contre tout accès ou utilisation non autorisés
Sécurité informatique / mise à disposition de l’infrastructure informatique
Accès aux appareils informatiques via des données biométriques (par ex. reconnaissance faciale, empreinte digitale ; uniquement sur une base volontaire)
Amélioration des processus internes
Traitement des données par le comité d’entreprise
Félicitations pour les jubilés et anniversaires
Préservation et exercice des droits légaux de l’employeur
Transferts de données au sein du groupe
Protection des lanceurs d’alerte conformément à la loi sur la protection des lanceurs d’alerte
Base juridique
Nous traitons vos données personnelles sur différentes bases juridiques :
Pour l’établissement, l’exécution et la fin de la relation de travail : la base est l’article 26 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG). Nous traitons vos données lorsque cela est nécessaire selon le contrat de travail.
En raison d’obligations légales : la base est l’art. 6, al. 1, let. c du RGPD. Certaines lois nous obligent à traiter ou à conserver des données personnelles (par exemple, en comptabilité selon le § 147 AO, § 257 HGB, § 41 EstG).
Pour l’exercice des obligations issues du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale : la base est l’art. 6, al. 1, let. c en liaison avec l’art. 9, al. 2, let. b du RGPD. Les lois sociales et les normes de sécurité au travail nous obligent à traiter vos données de santé.
Sur la base de l’intérêt légitime : la base est l’art. 6, al. 1, let. f du RGPD. Si des données sont traitées qui ne sont pas directement nécessaires à l’exécution de la relation de travail ou en raison d’obligations légales, le traitement repose sur un intérêt légitime de l’entreprise. Ceux-ci sont : objectifs d’organisation interne, mise à disposition de l’infrastructure informatique, mesures de protection des actifs de l’entreprise, amélioration du climat de travail et d’entreprise. Un traitement de vos données n’est autorisé ici que si la protection de vos intérêts, droits et libertés fondamentaux ne prévaut pas.
Sur la base de votre consentement : la base est l’art. 6, al. 1, let. a du RGPD. Dans certains cas, nous vous demandons votre consentement pour le traitement ou la transmission de vos données (par ex. publication de photos, félicitations pour les jubilés et anniversaires ou gestion de l’intégration professionnelle). Votre consentement est alors volontaire et peut être révoqué à tout moment pour l’avenir. Un refus ou un retrait ultérieur du consentement ne vous cause aucun préjudice.
Destinataires
Nous ne transmettons des données à des tiers que si cela est nécessaire ou si une obligation existe.
Nous pouvons transmettre vos données aux entités suivantes :
Prestataires de services pour le traitement des paiements, banques, caisses d’assurance maladie, assurance retraite allemande
Prestataires de services pour la mise à disposition de l’infrastructure informatique interne (maintenance, support, administration, logiciels bureautiques en solution cloud, fournisseurs cloud, services téléphoniques)
Avocat
Conseiller fiscal
Prestataires de services pour les voyages d’affaires
Chambres des métiers
Certaines tâches de gestion du personnel sont centralisées auprès d’un prestataire externe. Cela inclut l’assistance à la gestion du personnel et à la paie. Ce prestataire dispose de droits d’accès limités à vos données. Une transmission ou divulgation des données n’a lieu que dans la mesure nécessaire et dans le respect des dispositions applicables en matière de protection des données.
Nous faisons appel à des prestataires informatiques / cloud dont les sous-traitants / sociétés mères sont basés aux États-Unis. Si ceux-ci ne sont pas certifiés selon le TADPF, les clauses contractuelles types de l’UE constituent la base juridique du transfert vers un pays tiers.
Origine des données et catégories de données
Nous traitons les données que vous nous fournissez. Nous pouvons également recevoir des données vous concernant de la part de tiers :
de l’administration fiscale : données pertinentes pour l’impôt sur le revenu (par ex. : état civil, parts fiscales pour enfants)
de votre caisse d’assurance maladie (certificat électronique d’incapacité de travail, le cas échéant informations sur l’indemnité journalière pour enfant malade ou la protection de la maternité)
Données d’assurance de la part de l’assureur (par ex. pour la prévoyance professionnelle)
Tribunaux / créanciers (en cas de saisies)
Durée de conservation
Les données que nous collectons à votre sujet sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à l’exécution de la relation de travail ou que celle-ci a pris fin et qu’aucune obligation légale de conservation ne s’y oppose. Les délais de conservation résultent des dispositions fiscales, du droit du travail et de la sécurité sociale et s’étendent généralement jusqu’à 10 ans.
Fourniture des données
Vous devez nous fournir les données personnelles nécessaires à l’exécution du contrat et que nous sommes légalement tenus de collecter. Sans ces informations obligatoires, il se peut que nous ne puissions pas conclure de relation de travail avec vous.
Vos droits en tant que personne concernée
En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants, dans la mesure où les conditions légales sont remplies :
Droit d’accès, art. 15 RGPD
Droit de rectification, art. 16 RGPD
Droit à l’effacement, art. 17 RGPD
Droit à la limitation du traitement, art. 18 RGPD
Droit à la portabilité des données, art. 20 RGPD
Droit d’opposition, art. 21 RGPD
Si le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment avec effet pour l’avenir, en tout ou en partie.
Dans la mesure où le traitement des données repose sur une mise en balance des intérêts légitimes, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données concernant le traitement de vos données.
Pour toute question relative à vos droits et à leur exercice, veuillez contacter le service du personnel ou le/la délégué(e) à la protection des données.
Responsable et délégué à la protection des données
Le responsable du traitement des données est :
TWS Tankcontainer-Leasing GmbH & Co. KG
Zum Schildetal 1
19260 Vellahn OT Camin
Le/la délégué(e) à la protection des données peut être contacté(e) à l’adresse suivante : fox-on Datenschutz GmbH, Pollerhofstraße 33a, 51789 Lindlar, dsb@fox-on.com.