Datenschutz-Informationen für Beschäftigte
Diese Information unterrichtet Sie über die Verarbeitung Ihrer Personaldaten bei Ihrem Arbeitgeber TWS Tankcontainer-Leasing GmbH & Co. KG.
Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (Begründung, Durchführung und Beendigung) und für Geschäftszwecke, die in Zusammenhang mit Ihrer Rolle und Funktion in unserem Unternehmen stehen. Dazu gehören:
Entgeltabrechnung
Meldung und Beitragsabführung zur Sozialversicherung
Finanzbuchhaltung
Controlling, Personalkostenplanung und -Budgetierung
Planung und Erfassung der Arbeitszeit
Planung und Erfassung von Urlaubszeiten
Ausstattung mit Arbeitsmitteln (Kommunikationstechnik, Arbeitskleidung, Büroausstattung)
Kommunikation (intern als auch extern)
Reisebuchung inkl. Reisekostenabrechnung
Mutterschutz, Eltern- und Pflegezeit
Firmenwagen (einschl. der Nutzung der Tankkarten)
Arbeitsmedizinische Vorsorgen und Untersuchungen
Betriebliches Eingliederungsmanagement
Arbeitsunfallerfassung und -meldung
Arbeitsunfähigkeitserfassung und -meldung
Betriebliche Altersvorsorge
Personalplanung, Personalentwicklung, Personalmanagement und -Schulung
Mitarbeiter-Umfragen
Berechnung von Jubiläums- Sterbegeld- und Pensionsrückstellungen
Zielvereinbarungen und Bonusprogramme
Auskünfte für Versorgungsausgleichsfälle
Schutz der Verarbeitungsverfahren und Daten vor unbefugtem Zugriff und unbefugter Nutzung
IT-Sicherheit / Bereitstellung der IT-Infrastruktur
Zugriff auf IT-Geräte mittels biometrischer Daten (z.B. mittels Gesichtserkennung, Fingerabdruck; nur auf freiwilliger Basis)
Verbesserung der internen Prozesse
Datenverarbeitung durch den Betriebsrat
Gratulation zu Jubiläen und Geburtstage
Wahrung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche des Arbeitgebers
Datenübermittlungen im Konzern
Schutz von Hinweisgebern nach dem Hinweisgeberschutz-Gesetz
Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf verschiedenen Rechtsgrundlagen:
zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses: Grundlage ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Wir verarbeiten Ihre Daten, wenn dies nach dem Anstellungsvertrag erforderlich ist.
aufgrund gesetzlicher Vorgaben: Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Einige Gesetze verpflichten uns, personenbezogene Daten zu verarbeiten oder aufzubewahren (etwa im Bereich der Buchhaltung nach § 147 AO, § 257 HGB, § 41 EstG.
zur Ausübung der uns aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Pflichten: Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO. Sozialgesetze und Arbeitssicherheitsnormen verpflichten uns, Gesundheitsdaten von Ihnen zu verarbeiten.
aus berechtigtem Interesse: Grundlage ist Art. 6 Abs.1 Buchst. f DSGVO. Sollten Daten verarbeitet werden, die nicht unmittelbar für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben notwendig sind, stützt sich die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse des Unternehmens. Diese sind: interne Organisationszwecke, Bereitstellung der IT-Infrastruktur, Schutzvorkehrungen für betriebliche Vermögenswerte, Verbesserung des Arbeits- und Unternehmensklimas. Eine Verarbeitung Ihrer Daten ist hier nur zulässig, wenn nicht der Schutz Ihrer Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegt.
aufgrund Ihrer Einwilligung: Grundlage ist Art. 6 Abs.1 Buchst. a) DSGVO. Im Einzelfall erfragen wir Ihre Einwilligung in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten (z.B. bei Foto-Veröffentlichung, zur Gratulation bei Jubiläen und Geburtstagen oder dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement). Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Aus einer Nichteinwilligung oder einem späteren Widerruf einer Einwilligung entstehen Ihnen keinerlei Nachteile.
Empfänger
Wir übermitteln Daten nur dann an Dritte, sofern dies erforderlich ist bzw. eine Verpflichtung besteht
An folgende Stellen können wir Ihre Daten weiterleiten:
Dienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Banken, Krankenkassen, Deutsche Rentenversicherung
Dienstleister zur Bereitstellung der betriebsinternen IT-Infrastruktur (Wartung, Support, Administration, Büro-Software als Cloud-Lösung, Cloud-Anbieter, Telefondienste)
Rechtsanwalt
Steuerberater
Dienstleister für Geschäftsreisen
Handwerkskammern
Bestimmte Aufgaben der Personalverwaltung werden zentral von einem Drittdienstleister durchgeführt. Dazu gehören die Unterstützung bei der Personalverwaltung und der Entgeltabrechnung. Hierfür besitzt diese beschränkte Zugriffsrechte auf Ihre Daten. Eine Datenübermittlung bzw. Offenbarung erfolgt nur in dem hierfür erforderlichen Umfang unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften.
Wir greifen auf IT-Dienstleistern/Cloud-Dienstleister zurück, deren Sub-Dienstleister/Muttergesellschaften in den USA ansässig sind. Sofern diese nicht nach dem TADPF zertifiziert sind, bilden EU-Standardvertragsklauseln die Rechtsgrundlage für die Übermittlung in den Drittstaat.
Herkunft der Daten und Datenkategorien
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns überlassen. Wir bekommen Daten über Ihre Person ggf. auch von Dritten:
über das Finanzamt: lohnsteuerrelevante Daten (wie z.B.: Familienstand, Kinderfreibeträge)
über Ihre Krankenkasse (Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ggf. Angaben zu Kinderkrankengeld oder zum Mutterschutz)
Versicherungsdaten über die Versicherung (z.B. zur Betrieblichen Altersversorgung)
Gerichte/Gläubiger (im Falle von Pfändungen)
Speicherdauer
Die von uns über Sie erhobenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind oder das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde und gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht entgegenstehen. Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuerrechtlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und reichen in der Regel bis zu 10 Jahre.
Bereitstellung der Daten
Sie müssen uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die notwendig sind, damit wir den Vertrag mit Ihnen durchführen können und zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne die Angabe dieser Pflichtangaben können wir ggf. kein Arbeitsverhältnis mit Ihnen eingehen.
Ihre Rechte als Betroffener
Als Betroffener stehen Ihnen die folgenden Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind:
Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft vollständig oder teilweise zu widerrufen.
Soweit die Datenverarbeitung auf einer Abwägung der berechtigten Interessen beruht, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung der Daten zu widersprechen. Hierfür müssen berechtigte Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Sie besitzen außerdem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung zu beschweren.
Bei Fragen zu Ihren Rechten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte die Personalabteilung oder den/die Datenschutzbeauftragte/n.
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist
TWS Tankcontainer-Leasing GmbH & Co. KG,
Zum Schildetal 1
19260 Vellahn OT Camin
Die Datenschutzbeauftragte kann kontaktiert werden über: fox-on Datenschutz GmbH, Pollerhofstraße 33a, 51789 Lindlar, dsb@fox-on.com.