Informacje o ochronie danych osobowych dla pracowników
Niniejsza informacja informuje Państwa o przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez pracodawcę TWS Tankcontainer-Leasing GmbH & Co. KG.
Cele przetwarzania danych
Przetwarzamy Państwa dane osobowe wyłącznie w celach związanych ze stosunkiem pracy (nawiązanie, realizacja i zakończenie) oraz w celach biznesowych związanych z Państwa rolą i funkcją w naszej firmie. Obejmuje to w szczególności:
Rozliczanie wynagrodzeń
Zgłaszanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne
Księgowość finansowa
Kontroling, planowanie i budżetowanie kosztów osobowych
Planowanie i ewidencja czasu pracy
Planowanie i ewidencja urlopów
Wyposażenie w środki pracy (technika komunikacyjna, odzież robocza, wyposażenie biurowe)
Komunikacja (wewnętrzna i zewnętrzna)
Rezerwacja podróży służbowych wraz z rozliczaniem kosztów podróży
Urlop macierzyński, rodzicielski i opiekuńczy
Samochód służbowy (w tym korzystanie z kart paliwowych)
Badania i profilaktyka medycyny pracy
Zarządzanie powrotem do pracy po chorobie
Rejestracja i zgłaszanie wypadków przy pracy
Rejestracja i zgłaszanie niezdolności do pracy
Pracownicze programy emerytalne
Planowanie, rozwój, zarządzanie i szkolenie personelu
Ankiety pracownicze
Obliczanie rezerw na jubileusze, świadczenia pośmiertne i emerytalne
Ustalanie celów i programy premiowe
Informacje na potrzeby podziału świadczeń emerytalnych
Ochrona procesów przetwarzania i danych przed nieuprawnionym dostępem i wykorzystaniem
Bezpieczeństwo IT / zapewnienie infrastruktury IT
Dostęp do urządzeń IT za pomocą danych biometrycznych (np. rozpoznawanie twarzy, odcisk palca; wyłącznie na zasadzie dobrowolności)
Ulepszanie procesów wewnętrznych
Przetwarzanie danych przez radę zakładową
Składanie życzeń z okazji jubileuszy i urodzin
Ochrona i egzekwowanie roszczeń prawnych pracodawcy
Przekazywanie danych w ramach grupy kapitałowej
Ochrona sygnalistów zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów
Podstawa prawna
Przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie różnych przepisów prawnych:
W celu nawiązania, realizacji i zakończenia stosunku pracy: podstawą jest § 26 Federalnej Ustawy o Ochronie Danych Osobowych (BDSG). Przetwarzamy Państwa dane, jeśli jest to wymagane przez umowę o pracę.
Na podstawie przepisów prawa: podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Niektóre przepisy zobowiązują nas do przetwarzania lub przechowywania danych osobowych (np. w zakresie księgowości zgodnie z § 147 AO, § 257 HGB, § 41 EstG).
W celu realizacji obowiązków wynikających z prawa pracy oraz prawa zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej: podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Przepisy socjalne i normy bezpieczeństwa pracy zobowiązują nas do przetwarzania Państwa danych zdrowotnych.
Z uzasadnionego interesu: podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeśli dane są przetwarzane, które nie są bezpośrednio niezbędne do realizacji stosunku pracy lub na podstawie przepisów prawa, przetwarzanie opiera się na uzasadnionym interesie firmy. Są to: cele organizacyjne wewnętrzne, zapewnienie infrastruktury IT, środki ochrony majątku firmowego, poprawa klimatu pracy i firmy. Przetwarzanie Państwa danych jest tu dopuszczalne tylko wtedy, gdy ochrona Państwa interesów, praw podstawowych i wolności nie przeważa.
Na podstawie Państwa zgody: podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W indywidualnych przypadkach prosimy o Państwa zgodę na przetwarzanie lub przekazanie danych (np. publikacja zdjęć, składanie życzeń z okazji jubileuszy i urodzin, zarządzanie powrotem do pracy po chorobie). Zgoda jest w tych przypadkach dobrowolna i może być w każdej chwili odwołana ze skutkiem na przyszłość. Brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie wiąże się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami.
Odbiorcy
Przekazujemy dane osobom trzecim tylko wtedy, gdy jest to konieczne lub istnieje taki obowiązek. Państwa dane mogą być przekazywane następującym podmiotom:
Usługodawcy obsługujący płatności, banki, kasy chorych, Niemiecki Zakład Ubezpieczeń Emerytalnych
Usługodawcy zapewniający wewnętrzną infrastrukturę IT (serwis, wsparcie, administracja, oprogramowanie biurowe w chmurze, dostawcy chmury, usługi telefoniczne)
Radca prawny
Doradca podatkowy
Usługodawcy organizujący podróże służbowe
Izby rzemieślnicze
Niektóre zadania z zakresu administracji personalnej są centralnie realizowane przez zewnętrznego usługodawcę. Obejmuje to wsparcie w zakresie administracji personalnej i rozliczania wynagrodzeń. W tym celu posiada on ograniczone prawa dostępu do Państwa danych. Przekazanie lub ujawnienie danych następuje wyłącznie w niezbędnym zakresie, z zachowaniem odpowiednich przepisów o ochronie danych.
Korzystamy z usług IT/dostawców chmury, których podwykonawcy/spółki macierzyste mają siedzibę w USA. Jeśli nie są oni certyfikowani zgodnie z TADPF, podstawą prawną przekazania danych do państwa trzeciego są standardowe klauzule umowne UE.
Pochodzenie i kategorie danych
Przetwarzamy dane, które nam Państwo przekazali. Możemy również otrzymywać dane o Państwu od osób trzecich:
od urzędu skarbowego: dane istotne dla podatku od wynagrodzeń (np. stan cywilny, ulgi na dzieci)
od kasy chorych (elektroniczne zaświadczenie o niezdolności do pracy, ewentualnie informacje o zasiłku opiekuńczym lub urlopie macierzyńskim)
dane ubezpieczeniowe od ubezpieczyciela (np. w zakresie pracowniczych programów emerytalnych)
sądy/komornicy (w przypadku zajęć)
Okres przechowywania
Zebrane przez nas dane będą usuwane, gdy nie będą już potrzebne do realizacji stosunku pracy lub gdy stosunek pracy zostanie zakończony, a przepisy o obowiązkowym przechowywaniu danych nie stanowią inaczej. Okresy przechowywania wynikają z przepisów podatkowych, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych i wynoszą zazwyczaj do 10 lat.
Obowiązek podania danych
Mają Państwo obowiązek podania tych danych osobowych, które są niezbędne do realizacji umowy oraz do których pozyskania jesteśmy zobowiązani przepisami prawa. Brak podania tych danych może uniemożliwić nawiązanie stosunku pracy.
Prawa osób, których dane dotyczą
Jako osoba, której dane dotyczą, mają Państwo – o ile spełnione są przesłanki ustawowe – następujące prawa:
Prawo dostępu do danych, art. 15 RODO
Prawo do sprostowania danych, art. 16 RODO
Prawo do usunięcia danych, art. 17 RODO
Prawo do ograniczenia przetwarzania, art. 18 RODO
Prawo do przenoszenia danych, art. 20 RODO
Prawo do sprzeciwu, art. 21 RODO
Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, mają Państwo prawo w każdej chwili odwołać udzieloną zgodę na przetwarzanie danych ze skutkiem na przyszłość – w całości lub częściowo.
Jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu, mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych. Muszą Państwo w tym celu wykazać uzasadnione powody wynikające z Państwa szczególnej sytuacji.
Mają Państwo również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.
W przypadku pytań dotyczących Państwa praw oraz ich realizacji prosimy o kontakt z działem kadr lub inspektorem ochrony danych.
Administrator i inspektor ochrony danych
Administratorem danych jest:
TWS Tankcontainer-Leasing GmbH & Co. KG,
Zum Schildetal 1
19260 Vellahn OT Camin
Inspektor ochrony danych: fox-on Datenschutz GmbH, Pollerhofstraße 33a, 51789 Lindlar, dsb@fox-on.com.